Diseño de un sistema de gestión documental para uso interno en la Universidad de Otavalo

Abstract

Los cambios de la sociedad de la información y el conocimiento ejercen influencia en la transformación de la educación superior, convirtiéndose en un elemento clave para sustentar los procesos de academia, investigación, administrativos y de extensión universitaria, inmersos en un mundo en constante avance tecnológico. Las universidades al ser instituciones destinadas a la enseñanza superior, para ser eficientes, deben contar con un sistema de gestión documental centrado en un fin común, la mejora de sus procesos sustantivos. Sin embargo, en la Universidad de Otavalo se detecta una problemática archivística, al no contar con un sistema de gestión documental, que regule y legalice el tratamiento de los documentos; no cuenta con un sistema de gestión y archivo institucional, de igual manera con un estatuto, reglamento o normativa específica para la gestión documental, lo que hace impostergable la implementación de su archivo central. Por tanto, el objetivo del trabajo se centra en el diseño de un sistema de gestión documental y archivo como soporte legal a los procesos de formación, investigación y vinculación con la comunidad, para regular el manejo de los documentos de la organización.

Palabras clave:

Gestión documental, Archivo, procesos archivísticos, herramientas técnicas de archivo, sistema.

ABSTRACT

Changes in the information society and knowledge influence the transformation of higher education, becoming a key element to sustain the processes of academy, research, administrative and university extension, immersed in a world in constant technological advance. Universities, being institutions destined to higher education, to be efficient, must have a document management system focused on a common goal, the improvement of their substantive processes. However, at the University of Otavalo, an archival problem is detected, since there is no document management that regulates and legalizes the processing of documents; it does not have an institutional management and filing system, in the same way with a statute, regulation or specific regulation for document management, which makes the urgent implementation of its central archive. Therefore, the objective of the work focuses on the design of a document management system and archiving as a legal support to training, research and connection with the community, to regulate the management of the documents of the organization.

Keywords:

Documentary management, Archive, archival processes, archival technical tools, system.